Reflexiones sobre los pasos para producir eventos exitosos.

La acelerada dinámica de los negocios en la industria de reuniones, hace imperativo que los profesionales dedicados al tema, tengamos actualizadas nuestras herramientas de trabajo y los “poderes personales” que como diseñadores tenemos.

Por su cualidad de “industria”, los eventos producidos en este contexto implican un proceso de transformación. Efectivamente, recibimos elementos básicos, o ‘materia prima’, Salones de hotel, centros de convenciones, habitaciones, mobiliarios, equipos electrónicos, personal especializado, etc., que mediante un proceso de “transformación”, acorde al diseño creado, son convertidos en un producto nuevo, que atenderá las necesidades específicas del evento.

El desarrollo del mercado de las reuniones, impulsado tanto por el cambio generacional en las esferas de toma de decisiones como por el desarrollo tecnológico y la integración comercial global, hacen indispensable el aprovechamiento cada vez más eficiente de los recursos cada vez más escasos. Los modelos tradicionales de reuniones han sido rebasados, ahora se requiere de nuevos formatos acordes con la evolución de los asistentes y con la demanda de condiciones para el aprendizaje eficiente de los conceptos abordados.

Esta demanda por condiciones de aprendizaje subyace en todos los formatos de reunión de la industria, pues al final, en todos los casos, reunimos a un grupo de personas afines para comunicarles un concepto para que éste sea asumido y aplicado por los asistentes, de la manera más rápida y efectiva.

En este sentido, nuestras capacidades son exigidas al máximo, para generar mayores eventos novedosos y con formatos atractivos que sirvan a los objetivos de la reunión, por lo que nuestra innata capacidad de creación, la creatividad, juega un papel fundamental en el acondicionamiento de nuestras capacidades intelectuales profesionales, la creatividad no es espontánea, requiere de un proceso que inicia con el acopio de información, a más conocimiento sobre el tema a desarrollar, más probable la generación de ideas creativas.

El diseño de un evento corporativo es un proceso mental que nos permite generar los conceptos, las líneas de acción y las estrategias para la reunión.

En PROCESA, desarrollamos una metodología que llamamos TECNICA EN.ES.TRA.

El nombre es un acrónimo de las sílabas iniciales de los tres conceptos básicos de la técnica, Enfoque, Estrategia, Trascendencia.

El Enfoque, permite definir puntualmente el tipo de reunión a llevar a cabo, de donde derivará el Formato, y la congruencia del mismo con la Misión asignada al evento.

La Estrategia, permite elegir las herramientas para la construcción del diseño del evento.

Nuestra propuesta parte del reconocimiento de la complejidad de las interacciones humanas en cada evento, por lo que es esencial establecer una comunicación directa con cada asistente, lo que se logra mediante la generación de respuestas emotivas programadas, vinculadas con el programa general y usando, con esta perspectiva emocional, las diversas herramientas de comunicación.

La Trascendencia, será el resultado de la correcta aplicación de la estrategia elegida, pues al generar impactos emocionales vinculados a los mensajes sustantivos para cuya transmisión se creó el evento, generaremos profundas huellas de memoria, lo que garantizará que el proceso de comunicación de ideas se cumpla, y hará del evento una experiencia memorable.

Para el correcto aprovechamiento de esta técnica se requiere de un profundo conocimiento de los intereses y expectativas de todos los involucrados en una reunión, pues tanto quienes convocan como quienes asisten, tienen objetivos y expectativas puntuales. Aplicando correctamente nuestras capacidades como profesionales y creativos, colaboraremos a que objetivos y expectativas se alcancen, garantizando así un resultado exitoso.