La calidad de un evento está determinada por la experiencia y capacidad del grupo de organizadores que intervienen y por la elaboración de un programa de trabajo realista que contenga las actividades necesarias para que sea exitoso; sin embargo, parte importante de llevar a cabo la excelente organización de un evento es integrar un plan adecuado para el manejo de riesgos dentro de su planeación y operación.

Si el edificio se está quemando, hay un temblor en tu evento, amenaza de bomba, falla eléctrica, un participante tiene un ataque al corazón… ¿sábes qué hacer? ¿Quiénes son los responsables para evacuar?

La prevención y manejo de riesgos (risk management) es necesario para proteger tanto a la empresa como a los clientes, proveedores y asistentes.

El organizador de eventos debe definir los riesgos potenciales que puedan presentarse en un evento: reconocer los posibles  accidentes, daños o pérdidas  con anticipación; establecer las medidas necesarias para prevenirlos o minimizarlos  y tener los seguros necesarios para protegerse.

La globalización, el ciberespacio, cualquier amenaza terrorista, biológica, social o política, junto a la falta de formación y profesionalización, son riesgos frecuentes que deben ser previstos en cualquier evento por pequeño que sea. En los tiempos actuales es necesario tener presente y aplicar conocimientos de seguridad para poder ofrecer eventos seguros a los asistentes y que junto con los patrocinadores sigan confiando en el buen criterio y reputación de la entidad organizadora.

La seguridad se corresponde con un punto importante y decisivo, ya que se deben evaluar y clasificar los diferentes peligros según la tipología del evento. El lugar de celebración, sus vías de acceso, número y tipología de asistentes y participantes, las condiciones meteorológicas, junto con aspectos sociales, políticos u otros, podrían ser determinantes para el diseño de una seguridad integral. Debido a que los eventos congregan a numerosas personas podrían constituirse en objetivo de distintas amenazas exteriores.

Existen riesgos en materia de salud, financieros, éticos o de propiedad intelectual, que pueden generar daños tan graves como la pérdida de vida, daños a la propiedad, gastos financieros y responsabilidad civil, lo cual puede ocasionar, sin lugar a duda, la pérdida total de una empresa e incluso hasta la cárcel de los organizadores.

Antes de organizar un evento, detente a analizar la responsabilidad que conlleva.  Identificar y entender los riesgos que conlleva operarlo, es un componente clave para lograr el éxito.