El meeting planner, el director de orquesta para tus reuniones

Como todos los años, se visualizan diversas tendencias, una de ellas es la siguiente: “El deseo de volver a socializar permanecerá, pero el trabajo a distancia básicamente se quedará igual. El modelo mixto de trabajo es irreal, simplemente seguiremos trabajando en línea desde nuestras casas cada vez más adaptadas y con reuniones en lugares divertidos y diferentes cada mes, para socializar y conectar. Se crearán múltiples espacios para grandes juntas digitales con todas las soluciones resueltas”.

Esto quiere decir que el trabajo a distancia prevalecerá en 2021, porque es útil y económico. Por otro lado, el tema de las juntas digitales con todas las soluciones resueltas requerirá de la experiencia del meeting planner, en cuanto a la dinámica de las reuniones y sus flujos, solo que ahora aplicada a las capacidades y tiempos de una plataforma profesional para reuniones.

El hecho de que todos podamos asistir a las reuniones de trabajo desde nuestros hogares, no implica que las dinámicas sean domésticas, sino todo lo contrario. El hecho de que cada uno de los participantes esté en su propio espacio, vinculado con el resto del grupo solo por la cámara y micrófono de su computadora, implicará un reto para los organizadores en los siguientes dos aspectos:

• Mantener la atención efectiva de los participantes.
• Cumplir las metas y los objetivos planteados de la reunión.

Hacer una reunión de trabajo en línea, no es lo mismo que hacer una llamada de FaceTime para socializar. Es el meeting planner quien, en función de su experiencia con el mundo de los eventos presenciales, se responsabilizará de desarrollar las metodologías de operación necesarias.

Una conferencia, un taller, un panel de discusión, o reunión de cualquier otra índole, tiene un formato específico tanto presencial como en línea, y en este último formato, la atención puntual al método de desarrollo se hará mucho más imperiosa, a fin de evitar la dispersión de la atención de los asistentes e impedir desperdicio de tiempo y costos innecesarios.

La evolución que experimenta la industria de reuniones, que nos lleva a enfatizar la atención sobre los aspectos de la interacción humana, abre un área de oportunidad para que, desde la perspectiva del meeting planner profesional, se generen toda una serie de estrategias tendientes a incidir en las dinámicas de interacción de cualquier organización, industrial o de servicios.

Será igualmente valiosa la figura del meeting planner en este contexto, pues con su visión externa, y su no involucramiento con los contenidos de la reunión, podrá dedicarse de manera puntual a la atención de las dinámicas del desarrollo de la reunión, tanto desde la perspectiva técnica, con el manejo expedito de las plataformas, como desde la perspectiva de la metodología.

El reto será evidenciar a los clientes potenciales, que nuestra participación es económicamente rentable, al garantizar el uso adecuado de los recursos aplicados a la reunión; misma situación que hacíamos presencialmente.

Habremos de ser enfáticos en la valorización del concepto de la interacción, interacción humana, e interacción con las plataformas tecnológicas, pues la obtención de los beneficios provenientes de una reunión de trabajo, en cualquier formato, dependerá, más que nunca, de una armónica utilización de los recursos aplicados.

En pocas palabras, el meeting planner es el director de orquesta que se encontrará tras bambalinas.

 

Escrito por: Guillermo Rodríguez, Director de Investigación y Desarrollo