Manejo de riesgos, el pilar en la planeación de tu evento
La planificación de un evento es fundamental para una buena coordinación entre todas las partes que intervienen en su realización, puesto que permite aumentar el porcentaje de éxito. No obstante, un punto que suele quedar en el olvido es que el organizador del evento también es responsable de cuidar y salvaguardar la seguridad de los asistentes. ¿Te has preguntado qué tan seguros son tus eventos? ¿Está tu empresa y tu personal preparado para atender situaciones de emergencia?
Nadie está exento de accidentes ni de enfrentarse a escenarios que puedan poner en riesgo al staff o las vidas de los participantes, ya sean terremotos, incendios, huracanes, fallas de energía, carros-bomba, tiroteos, etc. En el caso de Procesa, por ejemplo, vivimos los desafortunados tiroteos en París acontecidos en 2015. Repentinamente, en medio de una cena con nuestro grupo, nos vimos inmersos en una situación de crisis que afectó a toda la ciudad. La improvisación y capacidad de respuesta de los organizadores nos permitieron salir de ese espacio de alto riesgo, pero nadie había previsto ni contaba con un plan para afrontar la situación que se nos presentó aquella noche.
En otra ocasión, como asistente de un evento, presencié la caída del escenario de una conferencista debido a la ausencia de un monitor frente a ella; volteó a la pantalla que se encontraba a un costado del escenario y perdió piso.
¿A qué quiero llegar con estos ejemplos? A que normalmente invertimos muchas horas en la planeación, logística y operación del evento, atendiendo los asuntos prioritarios para que el evento tome lugar, pero son pocas las veces que contamos con un Administrador de Riesgos, el cual tiene como función llevar a cabo el análisis general del evento y su entorno con el fin de diseñar un plan en el que se minimicen los efectos adversos que generen pérdidas humanas, daños a la propiedad y equipo, o responsabilidad social.
Así que anticípate a las amenazas y no olvides considerar las características de tus participantes, ¿cómo darás las instrucciones a personas con discapacidad auditiva, por ejemplo? ¿Tienes rutas de escape para personas con problemas de movilidad? ¿Está tu staff preparado para orientar a personas con discapacidad visual? Durante el temblor del 2017, en la ciudad de México, un hotel fue sede de un congreso de personas con discapacidad visual, lamentablemente el personal salió primero de las instalaciones dejando a los participantes sin ningún tipo de orientación.
OODA : Observa, Orienta, Decide y Actúa.
No lo tomes a la ligera ni pienses que al ser un organizador experimentado ya tienes todo bajo control. Evita riesgos y asegúrate de que todas las partes involucradas disfruten de un evento tranquilo, exitoso, bajo control y, sobre todo, seguro.
Lupita Villaseñor
Directora de Operaciones y co-fundadora de Procesa.
