¿Por qué el rol del meeting planner es pieza clave para garantizar la inclusión en los eventos?
El meeting planner desempeña un papel central en la organización y ejecución de eventos, y su influencia abarca desde la planificación inicial hasta la conclusión del evento. Esto hace que su labor sea importante en materia de inclusión. A continuación enlistamos algunas de las razones:
- Diseño de la experiencia del participante
El diseño de la experiencia implica la elección del lugar, la programación, las actividades y otros aspectos del evento. Al ser conscientes de la diversidad de la audiencia, los planificadores de eventos pueden adaptar la experiencia para que sea inclusiva y respetuosa con todas las identidades.
- Selección de proveedores y colaboradores inclusivos
Los planificadores tienen la capacidad de elegir proveedores y colaboradores que sean inclusivos y respetuosos con la diversidad. Esto incluye la selección de lugares que sean accesibles para todas las personas, así como la colaboración con empresas y profesionales que compartan valores de inclusión.
- Comunicación inclusiva
La comunicación antes, durante y después del evento es esencial. Los meeting planners pueden asegurarse de que la comunicación sea inclusiva, utilizando un lenguaje respetuoso y evitando estereotipos. Esto contribuye a que la audiencia se sienta reconocida y valorada.
- Políticas y prácticas inclusivas
Los meeting planners tienen el poder de establecer políticas de no discriminación, la creación de espacios inclusivos y la implementación de prácticas que respeten la diversidad de la audiencia.
- Sensibilidad cultural y legal
Los meeting planners deben ser conscientes de las sensibilidades culturales y legales, especialmente en eventos internacionales. Esto incluye comprender las leyes locales relacionadas con la orientación sexual e identidad de género, así como respetar las diferentes prácticas culturales. Es aquí donde entran en juego los contactos profesionales con los que cuentan los meeting planners, como una DMC.
- Manejo de incidentes y resolución de problemas
En caso de incidentes relacionados con la discriminación o el acoso, los meeting planners desempeñan un papel clave en la gestión y resolución de estos problemas. Tener protocolos claros y un equipo capacitado para abordar situaciones de manera efectiva es esencial.
- Feedback y mejora continua
Los meeting planners pueden recopilar feedback de los participantes para evaluar la efectividad de las medidas de inclusión implementadas y realizar mejoras continuas. La retroalimentación directa puede ser valiosa para adaptar futuros eventos y asegurar una mayor inclusión.
En resumen, el meeting planner actúa como un facilitador central para crear un entorno inclusivo en eventos y reuniones. Su capacidad para planificar y tomar decisiones informadas y proactivas impacta directamente en la experiencia de los participantes y contribuye a la construcción de un espacio donde la diversidad es respetada y celebrada.
